Bei der Planung zum Kindergeburtstag sollten einige Punkte beachtet werden, damit die Feier für alle zum schönen Erlebnis wird. Im Folgenden finden sich die Planungsschritte, an denen sich für die eigene Planung orientiert werden kann.
Was wünschen Sie sich von der Feier?
Zuerst einmal sollte besprochen werden, was der Anlass und die damit verbundenen Erwartungen an die Feier sind. Dabei bietet es sich an, sich vorab schon einige Gedanken zum Rahmen der Veranstaltung zu machen und mögliche Locations oder Veranstaltungsorte zu recherchieren und gegebenenfalls unverbindlich anzufragen. Zudem sollte auch ein Budget veranschlagt werden, um von Beginn an die entstehenden Kosten im Überblick zu behalten und besser kalkulieren zu können, wo man Ende eventuell Einsparungen vorgenommen werden müssen. Sobald die Rahmenbedingungen feststehen, lassen sich auch die Einladungen gestalten. Sofern es sich um eine große Veranstaltung handelt, bieten sich auch Save-the-Date Karten an, die vorab erst einmal den entsprechenden Termin ankündigen.
Einladung der Gäste:
Die Einladungskarten können auf vielfältige Weise gestaltet werden. Es gibt die Möglichkeiten diese per Hand selbst anzufertigen oder am Computer mithilfe von Designvorlagen Einladungen zu gestalten. Wenn es ein bestimmtes Thema für die Feier gibt, kann dieses auch schon bei den Einladungskarten berücksichtigt werden. Oftmals gibt es bei den Vorlagen verschiedene Kategorien, wie Einladung Kindergeburtstag, Hochzeit, Konfirmation und viele mehr. In der Einladung sollten alle wichtigen Informationen für die Gäste zu finden sein. Dazu gehört selbstverständlich der Ort der Feier, aber auch ein Ablaufplan (sofern dieser schon feststeht), wie der Dresscode ist und bis wann eine Rückmeldung mit der Zu- oder Absage zu erfolgen hat. Darüber hinaus können auch noch weitere Hinweise zur Anreise und besonderen Wünschen gegeben sein.
Vorbereitung der Feier:
Es erleichtert deutlich die Arbeit, wenn im Vorfeld ein Plan mit Erledigungsfristen erstellt wird, den genau festhält, bis wann welche Aufgabe zu erledigen ist. Wie viel Zeit für die Vorbereitung gebraucht wird, hängt in der Regel von der Veranstaltungsart ab. Dies können zwei Wochen sein bei Kindergeburtstagen, aber auch bis zu anderthalb Jahren bei Hochzeiten. Wenn beispielsweise eine bestimmte Location gebucht werden soll, kann es gut möglich sein, dass diese weit im Voraus schon reserviert werden muss. Bei einer Feier zu Hause fällt dieser Punkt natürlich weg. Wenn die Feier für den Garten geplant ist, sollte immer auch eine Schlechtwetter-Alternative vorhanden sein, sodass die Gäste am Ende nicht im Regen stehen müssen. Eine wichtige Entscheidung betrifft auch die Dekoration, sodass diese im Vorfeld gut überlegt werden sollte, damit aufwendige Dekoration genug Vorbereitungszeit hat. Sofern eine größere Anzahl an Gästen erwartet wird, empfiehlt es sich einen Geschenketisch vorzubereiten, damit diese an einer zentralen Stelle gesammelt werden können. Ebenfalls sollten im Vorfeld mögliche Nahrungsunverträglichkeiten erfragt werden, sofern ein Essen während der Feier vorgesehen ist.
Tag vor der Feier:
Ein letztes Mal sollte noch durchgegangen werden, ob alles, was benötigt wird vorhanden ist. Sind die Gäste alle informiert, wann und wo die Feier stattfindet? Ist das passende Outfit schon zurecht gelegt und wurde an alle besonderen Bedürfnisse der Gäste gedacht? Für den Fall, dass sich in letzter Minute noch Änderungen ergeben, ist es wichtig den Gästen noch rechtzeitig vor Beginn der Feier, diese Änderungen mitzuteilen, insbesondere wenn diese für die Anreise erheblich sind, wie beispielsweise eine Straßensperrung in unmittelbarer Nachbarschaft.
Tag der Feier:
Für die Ankunft der Gäste empfiehlt es sich, diese neben dem Geschenketisch in Empfang zu nehmen. So haben diese die Möglichkeit ihre Geschenke direkt abzustellen und man selbst kann sich sofort persönlich dafür bedanken. Wenn es sich beispielsweise um eine Babyparty handelt, eignet sich der Tisch auch dafür, die Geburtskarten zu sammeln. Machen Sie sich auf gar keinen Fall zu viel Stress am Tag der Feier. Wenn vorher alles gut organisiert wurde, dann wird nicht mehr viel schiefgehen können. Atmen Sie durch und genießen Sie die Feier von ganzem Herzen.
