Geschäftsreisen können eine gute Möglichkeit sein, Beziehungen in der Geschäftswelt zu stärken. Ganz gleich, ob Sie einen Kunden besuchen oder an einer Messe teilnehmen, es ist wichtig, die gewohnte Umgebung gelegentlich zu verlassen und die Dinge von Grund auf neu anzugehen. Bevor Sie sich auf eine Reise begeben, müssen natürlich einige wesentliche Punkte beachtet werden.
Wenn Sie nicht richtig planen, kann alles, von der Abrechnung der Arbeitsstunden bis hin zu den anfallenden Kosten, zu Problemen führen. Vor allem Neulinge sollten sich vor der Abreise vergewissern, dass sie alles im Griff haben, damit sie unterwegs nicht auf Schwierigkeiten stoßen.
Was muss bei einer Geschäftsreise geplant werden?
Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel um sicherzustellen, dass eine Geschäftsreise so reibungslos wie möglich verläuft. Wenn Sie den Zweck und die Ziele der Reise festlegen, können Sie im nächsten Schritt die Übernachtungsfrage klären und festlegen, welche Mitarbeiter an der Reise teilnehmen sollen.
Wichtig ist auch, dass Sie Vorkehrungen treffen, damit die Geschäfte in Ihrer Heimat während Ihrer Abwesenheit weiterlaufen können – je früher dies geschieht, desto weniger Störungen wird es geben. Dann bleibt nur noch, die Reise von A nach B zu planen. Diesen Schritt kann auch ein Geschäftsreisebüro übernehmen. Mit einer angemessenen Planung ist Ihnen eine erfolgreiche Geschäftsreise sicher!
So ist der Begriff „Geschäftsreise“ definiert
Eine Geschäftsreise ist definiert als eine Reise zur Erfüllung Ihrer beruflichen Pflichten, die außerhalb Ihres üblichen Arbeitsortes stattfindet. Allerdings gelten Fahrten innerhalb eines bestimmten Abstands zum Arbeitsplatz nicht als Geschäftsreisen – diese werden als „Dienstgang“ betrachtet.
Wenn Sie jeden Tag mehrere Stunden zur Arbeit und zurück pendeln, gilt dies auch nicht als Geschäftsreise – die tägliche Fahrt zum und vom selben Arbeitsort geht dann auf Ihre Rechnung. Nur wenn Sie außerhalb der Region reisen, um erforderliche Arbeitsaufgaben zu erledigen, würde die Reise wirklich als Geschäftsreise eingestuft werden.
Arbeitszeit und Abrechnung: Das muss man beachten
Die Geschäftsreise beginnt offiziell in dem Moment, in dem Sie sich von Ihrem Wohnort oder Arbeitsplatz aus auf den Weg machen. In vielen Fällen sind die Einzelheiten von Geschäftsreisen jedoch nicht eindeutig gesetzlich geregelt, und die Vorschriften variieren oft von Arbeitgeber zu Arbeitgeber.
Es ist immer am besten, sich vorher zu erkundigen und mit dem Arbeitgeber zu klären, ob es Grauzonen gibt, um spätere Komplikationen zu vermeiden. Zum Glück für die Arbeitnehmer sollten die meisten Unternehmen ihre eigenen Regeln und Vorschriften explizit darlegen. Dabei sollte besonders darauf geachtet werden, wie die Reisezeit erfasst wird und dass alle Reisekosten und sonstigen Kosten, die während des Aufenthalts anfallen, abgerechnet werden.
Rechtzeitig buchen und planen ist der Schlüssel
Vorausschauende Planung ist das A und O einer jeden Geschäftsreise. Wie bei einem privaten Urlaub wollen Sie nicht die Chance verpassen, ein günstiges Hotel oder einen Mietwagen zu den niedrigsten Kosten zu bekommen. Je früher Sie damit beginnen, desto größer ist die Auswahl und desto einfacher ist es, ein Angebot zu finden, das sowohl Ihren Bedürfnissen als auch Ihrem Budget entspricht.
Wenn Sie gleich zu Beginn eine Checkliste erstellen, können Sie sicher sein, dass Sie nichts Wichtiges übersehen! Selbst wenn Sie Flüge oder Zugfahrten im Voraus buchen müssen, können Sie auf diese Weise sicherstellen, dass Sie die besten Verbindungen zu vernünftigen Preisen haben – und das alles bei minimalem Zeitaufwand für die Anreise und mit mehr Zeit für Ihre eigentliche Arbeit.
Fazit
Die Planung von Geschäftsreisen kann ein wenig einschüchternd wirken, aber mit den richtigen Informationen muss das nicht sein! Wenn Sie alle oben genannten Punkte beachten, haben Sie die besten Chancen, Ihre Reise erfolgreich und angenehm zu gestalten.
Auch wenn Sie geschäftlich oder verreisen, können Sie die Chance nutzen, Ihr Reiseziel zu erkunden und neue Dinge zu lernen. Schließlich besteht das Leben nicht nur aus Arbeit. Geschäftsreisen sind ein spannender und unterhaltsamer Teil des Lebens, den man genießen sollte!
