Als Vermieter hat man die Pflicht, für seine Mieter Nebenkostenabrechnungen zu erstellen, die sämtliche Kosten korrekt abbilden und den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Das mag sich nach einer gewaltigen Aufgabe anhören, aber man kann sich den Prozess viel einfacher machen, wenn man weiß, welche Informationen in diesen Dokumenten enthalten sein müssen.
In diesem Artikel führen wir durch die Grundlagen der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen und geben Tipps, wie man die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit sicherstellen kann.
Gesetzliche Fristen für die Nebenkostenabrechnung
Bei Nebenkostenabrechnungen gibt es klare Fristen, die eingehalten werden müssen. Nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) haben Vermieter zwölf Monate Zeit, um die Abrechnung zum Ende des Abrechnungszeitraums zu versenden. In der Regel entspricht dies dem Kalenderjahr und ist im Mietvertrag angegeben.
Für Vermieter ist es wichtig, diese Fristen zu beachten, denn ein Versäumnis kann schwerwiegende Folgen haben: Mieter müssen keine Nachzahlungen leisten, wenn sie ihre Abrechnung nicht rechtzeitig erhalten.
Außerdem haben die Mieter selbst bei einer verspäteten Abrechnung immer noch das gesetzliche Recht auf Rückerstattung aller zu viel gezahlten Gebühren für den betreffenden Abrechnungszeitraum. Da die rechtzeitige Zustellung für beide Seiten wichtig ist, ist die schriftliche Zustellung von Nebenkostenabrechnungen sehr zu empfehlen. Der Vermieter muss das Dokument auch unterschreiben. Deshalb ist es wichtig, sich rechtzeitig um die Miete Nebenkostenabrechnung zu kümmern.
Die Abrechnung muss übersichtlich sein
Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung, die allen gesetzlichen Anforderungen entspricht, ist für die Beziehung zwischen Vermieter und Mieter von größter Bedeutung. Transparenz und Genauigkeit sollten im Mittelpunkt der Nebenkostenabrechnung stehen. So kann jeder, der das Dokument liest, es leicht nachvollziehen.
Darüber hinaus schreibt die BetrKV vor, dass in einer Nebenkostenabrechnung die Kosten und Verrechnung sowie alle weiteren relevanten Informationen enthalten sein müssen. Dazu gehören der Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten, die Berechnung des Anteils des Mieters, die Erläuterung des Umlageschlüssels oder Verteilungsschlüssels, die Verrechnung der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Betriebskosten und die Abstimmung der Differenz zwischen diesen beiden Zahlen.
Wenn in dieser Abrechnung alle Punkte genau und übersichtlich dokumentiert sind, kann ein Mietereinwand vermieden werden.
Welche Kosten gelten als Nebenkosten?
Nebenkosten sind alle Kosten, die zusätzlich zur Miete für die Wohnung, das Haus oder das Grundstück anfallen. Dazu gehören zum Beispiel Grundsteuer, Gebühren für Wasserversorgung, fließendes warmes und kaltes Wasser, Entwässerungsgebühren, Aufzugskosten, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Hausreinigungskosten, Gartenpflege und Beleuchtung für Gemeinschaftsbereiche wie Treppenhäuser.
Auch die Gebäudeversicherung ist in diese Kostenkategorie einzubeziehen, ebenso wie alle anderen Betriebskosten, etwa für die Wartung von Rauchmelder oder Kabelanlagen. Bei der Angabe der „sonstigen“ Kosten kommt es häufig zu Streitigkeiten zwischen Mietern und Vermietern.
Aus diesem Grund wird in Abschnitt 2 des Mietrechtsgesetzes (§2 BetrKV) betont, dass alle Nebenkosten vor Bezug der Wohnung im Mietvertrag vereinbart werden müssen.
Die Kosten des Vermieters, die nicht auf die Miete umgelegt werden dürfen, sind ebenfalls gesetzlich klar definiert. Diese Kosten umfassen eine Reihe von Posten wie Hausverwaltungsgebühren, Kosten für die Bewachung der Immobilie, Kosten für Arbeitsmaterialien und -geräte, Instandhaltungs- und Reparaturkosten wie Heizungsreparaturen oder Malerarbeiten, Bankgebühren für das Konto des Vermieters, Neupflanzungen in Gärten und die Installation von Rauchmeldern oder Feuerlöschern.
Bei Mehrfamilienhäusern müssen die Nebenkosten nach einem Umlageschlüssel auf alle Mieter umgelegt werden, der in der Regel im Mietvertrag angegeben ist, sich aber auch nach der Größe der Wohnung, der Wohnfläche, dem Verbrauch oder der Anzahl der darin lebenden Personen richten kann.
Für den Fall eines Einspruchs: Dokumente geordnet aufbewahren
Ganz gleich, wie gut Vermieter glauben, ihre Nebenkostenabrechnungen im Griff zu haben, es ist wichtig, daran zu denken, dass Mieter immer die Möglichkeit haben, Einwände zu erheben. Sie müssen dies innerhalb von zwölf Monaten nach Veröffentlichung der Nebenkostenabrechnung schriftlich tun und sie können Einsicht in alle Originalbelege verlangen, um die Richtigkeit zu überprüfen.
Wie üblich sind die Mieter nicht für die Überprüfung der Belege verantwortlich: Die Beweislast liegt allein beim Vermieter. Daher ist es wichtig, dass der Vermieter alle Rechnungen und Belege zu diesen Abrechnungen sicher und ordentlich aufbewahrt, für den Fall, dass ein Mieter die Zahlen anzweifelt oder weitere Unterlagen verlangt.
Wenn Vermieter ihre Dokumente im Griff haben, sind sie bei Unstimmigkeiten über die Nebenkostenabrechnung immer einen Schritt voraus.
