Waren Sie schonmal damit konfrontiert, einen Arbeitsplan zu erstellen und hatten keine Ahnung, worauf es dabei ankommt? Wenn nicht, kann es gut sein, dass Sie damit in Zukunft zu tun haben: Die Erstellung eines Arbeitsplanes ist für Unternehmen der verschiedensten Branchen unerlässlich.
Im Folgenden erfahren Sie, weshalb ein Arbeitsplan so wichtig ist und worauf Sie bei der Erstellung Ihres eigenen Planes achten sollten.
Was ist der Zweck eines Arbeitsplans?
Ein Arbeitsplan ist ein detaillierter Plan, der die einzelnen Schritte und Aktivitäten beschreibt, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es ist im Wesentlichen eine Anleitung, die die Reihenfolge der Aufgaben, die Zuständigkeiten und die Termine für die Fertigstellung der Aufgaben festlegt. Für Unternehmen ist er ein wichtiges Instrument, um sich zu strukturieren, und somit, um erfolgreich zu sein.
Zum Beispiel kann ein Arbeitsplan im Projektmanagement verwendet werden, um sicherzustellen, dass ein Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird. Der Arbeitsplan legt die einzelnen Schritte fest, die erforderlich sind, um das Projekt abzuschließen, und gibt den Projektbeteiligten eine klare Vorstellung davon, was zu tun ist, wer dafür verantwortlich ist und wann die Aufgaben erledigt sein müssen. Auch bei der Produktion ist ein Arbeitsplan unerlässlich.
Ein Arbeitsplan ist also deswegen so wichtig, weil er durch detaillierte Planung unnötige Verzögerungen, Engpässe oder Fehler vermeidet. Dadurch wird die Produktivität und Effizienz des Unternehmens erhöht.
Was sind wichtige Kriterien für einen guten Arbeitsplan?
Um einen guten Arbeitsplan zu erstellen, sollten Sie auf ein paar Arbeitsplan-Erfüllungs-Kriterien achten. Diese erfahren Sie im Folgenden:
Vollständige Angabe der Ressourcen
Nutzt man einen Arbeitsplan, zur Herstellung eines Produktes, ist es wichtig, dass man alle benötigten Materialien, Rohstoffe und Werkzeuge klar benennt. Dazu gehören auch Arbeitsvorgänge, die für die Herstellung des Produkts durchzuführen sind.
Die Rohmaterialien zur Herstellung des Produktes müssen zudem abgemessen und gewogen werden. All diese Kriterien sind unerlässlich für einen effizienten Arbeitsplan bei der Produktion.
Klare Zuständigkeitsverteilung
Der Arbeitsplan sollte festlegen, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Jeder sollte wissen, welche Rolle er oder sie im Arbeitsplan spielt und welche Aufgaben er oder sie übernehmen muss. Wichtig ist dabei auch, dass man den Plan verständlich gestaltet. Nur so wissen die Mitarbeiter, was sie zu tun haben und können sich an die Arbeitsanweisungen halten.
Kostenberücksichtigung
Ein elementarer Bestandteil des Arbeitsplans ist es, die geschätzten Kosten für die Umsetzung der Aufgaben berücksichtigen. Dadurch kann man sicherstellen, dass der Arbeitsplan im Rahmen des Budgets bleibt und dass es keine unerwarteten Kosten gibt. Gerade bei Produktionsprozessen ist der Kostenfaktor von enormer Wichtigkeit.
Realistischer Zeitrahmen
Der Arbeitsplan muss außerdem angeben, wie es um die Fertigungszeit des Projektes beziehungsweise der Produktion steht. Die Zeitrahmen für die Durchführung der einzelnen Aufgaben im Arbeitsplan sollten realistisch und erreichbar sein.
Übermäßig ambitionierte oder zu knappe Zeitrahmen können dazu führen, dass der Arbeitsplan nicht umgesetzt werden kann. Am besten sollte man die Produktionsdauer am Ende der Planaufstellung noch einmal überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
Zwischenziele und Zwischenetappen
Bei der Erstellung eines Arbeitsplanes werden Projekte und Prozesse in kleine Schritte zerlegt. Diese sollten dabei möglichst klar benannt werden. Es ist wichtig, Zwischenziele einzubauen, sodass man während der Arbeit den Überblick behält. Neben den kleinen Zwischenzielen und Zwischenetappen sollt der Arbeitsplan aber auch klar benennen, was das gesamte Endziel ist.
Überwachung
Ein guter Arbeitsplan sollte ein System zur Überwachung der Fortschritte und Ergebnisse enthalten. Dadurch kann man feststellen, ob der Arbeitsplan wie geplant umgesetzt wird und ob Änderungen vorgenommen werden müssen. Je nach Kapazitäten, kann man beispielsweise Mitarbeiter dazu beauftragen, die Einhaltung des Arbeitsplanes zu überprüfen.
Fazit
Bei der Erstellung eines Arbeitsplans ist vor allem wichtig, dass man klar und strukturiert vorgeht. Es muss deutlich werden, worauf hingearbeitet wird und welche Schritte dafür notwendig sind. Auch sollten wichtige Rahmenbedingungen wie Zeit und Kosten berücksichtigt werden.
Wenn Sie die oben genannten Kriterien in Ihrem nächsten Arbeitsplan berücksichtigen, sollte nicht mehr viel schiefgehen. Ist die Planung einmal vollbracht, kann man sich ganz auf die eigentliche Aufgabe des Unternehmens konzentrieren: die Produktion und das Durchführen von Projekten.
